Żyjemy w świecie, w którym przez cały czas coś komuś prezentujemy. Siebie, nasze usługi, nasze produkty. Dobra prezentacja to podstawa sukcesu. A sukces ten często zależy od tego, jak się zaprezentujemy podczas rozmowy o pracę. Wiele od niej zależy. Dlatego, jeśli gramy o naszą przyszłość, warto wcześniej skorzystać ze szkolenia z wystąpień publicznych i zasięgnąć rady fachowców.

O tym, jak się skutecznie zaprezentować podczas rozmowy kwalifikacyjnej, rozmawiam z MONIKĄ KNAP, Prezes firmy KNAP Consultants, ekspertką w dziedzinie rekrutacji i doradztwa personalnego.

Agata Jakóbczak: – Podstawą każdego  wystąpienia jest dobre przygotowanie. Jak należy przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej?

Monika Knap: – Pierwszym etapem jest zebranie czterech kategorii informacji:

1: Informacje o nas samych; naszych mocnych i słabych stronach, sukcesach i porażkach, a także o celu zawodowym jaki nam przyświeca. Idąc na interview powinniśmy mieć świadomość naszych oczekiwań pod względem ścieżki kariery, możliwości rozwoju, a także naszych oczekiwań finansowych.

2. Informacje na temat firmy/potencjalnego pracodawcy, z którym się spotykamy. Dobrze przygotowany do rozmowy kwalifikacyjnej kandydat musi wiedzieć, dlaczego chce się spotkać z daną firmą. Odpowiedzi na to pytanie najlepiej poszukać weryfikując informacje dostępne na stronach internetowych firm oraz na forach wiadomości dotyczące kadry zarządzającej, struktury, opinii pracowników na temat firmy, z którą mam spotkanie.

3. Informacje o naszych rozmówcach: osobach, z którymi będziemy się spotykać, tzn. Ich imiona, nazwiska i stanowiska jakie piastują. Warto przejrzeć stosowne informacje na ich temat, dostępne na Linkedin lub Goldenline lub Facebook. Jest szansa, że znajdziemy interesujące dane, które mogą pomóc nam w nawiązaniu bliższej relacji z naszymi rozmówcami.

4. Kwestia przedmiotu rozmowy:  musimy wiedzieć, o jakim stanowisku mówimy ( przed spotkaniem powinniśmy otrzymać tzw. opis stanowiska, job description lub link do ogłoszenia o pracę). Powinniśmy upewnić się jak wygląda oczekiwany przez pracodawcę zakres naszych przyszłych obowiązków, obszar odpowiedzialności, struktura organizacyjna działu, struktura relacji wewnętrznych, liczebność  i organizacja zespołu, którym mamy zarządzać, etc.

Kiedy już zdobyliśmy te dane, powinniśmy przygotować strategię działania (komunikacji). Tak samo, jak  przed  każdym wystąpieniem publicznym.  Przede wszystkim poznajmy potrzeby przyszłego pracodawcy. Pamiętajmy, że my również mamy prawo do zadawania pytań. Przystępując do rozmowy powinniśmy spytać, dlaczego rekrutacja jest prowadzona, czy w firmie zaszły jakieś ważne zmiany, czy przed takimi zmianami stoi, czego oczekuje od przyszłego pracownika, jakie wyzwania przed nim stawia. Zagadnienia te  warto przygotować w formie pytań i zadać je naszemu rozmówcy, aby mieć pełny obraz sytuacji.

A.J: – Jakie materiały powinniśmy przygotować i mieć ze sobą podczas  rozmowy kwalifikacyjnej?

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej powinniśmy mieć ze sobą:  CV, list motywacyjny, listę pytań, które będziemy chcieli zadać potencjalnemu pracodawcy. Warto mieć także  referencje pisemne oraz listę osób, które mogą udzielić nam referencji  ustnych, wraz z ich danymi kontaktowymi.

W przypadku stanowisk marketingowych warto przynieść ze sobą na spotkanie rekrutacyjne przykłady (nie poufnych) materiałów typu ulotki, foldery, etc., które będą przykładem naszej pracy. Dodatkowo można dopytać rekrutera, czy na danym etapie rekrutacji warto zaprezentować jeszcze inne materiały.

A.J. – Co mówi o nas język, którym się posługujemy?  Dobór słów?  

M.K:- Jestem zdania, że we wszystkich aspektach komunikacji w procesie rekrutacji należy po prostu być sobą. Dotyczy to również języka, którym się posługujemy. Należy być naturalnym i profesjonalnym, znać i posługiwać się właściwie merytoryczną nomenklaturą charakterystyczną w danym obszarze zawodowym. Oczywiście, wszelkiego rodzaju kolokwializmy, nadmiernie wysublimowane słowa czy też zdrobnienia nie będą dobrze widziane.

Należy również pamiętać, że podczas interview, już na pierwszym etapie może być weryfikowana znajomość języka obcego. Do tego też należy się dobrze przygotować.

A.J:-  W każdej autoprezentacji ważny jest wygląd, decydujący o pierwszym wrażeniu. Na co  należy zwrócić uwagę w kontekście rozmowy rekrutacyjnej?

Podstawą profesjonalnego wyglądu jest na pewno wcześniejsze przemyślenie i przygotowanie stroju, w którym wyglądamy profesjonalnie i przekonująco –  oraz, co istotne,  w którym dobrze się czujemy. Trzeba jednak pamiętać, że w ostatnim czasie tzw. dress code uległ dość poważnej zmianie. Prowadząc rekrutacje na stanowiska od menedżerskich po kadrę zarządczą  spotykam się z profesjonalistami, którzy sztywny garnitur lub nudny kostium zmienili na wysokiej jakości ubiory w stylu casual, tzn. spodnie lub spódnica oraz koszula i marynarka z wysokiej jakości materiałów,  w pasującym nam kolorze. Do tego świetne dodatki: okulary, spinki do mankietów, poszetki w kieszonce marynarki, czyste buty. W dzisiejszych czasach rzadziej spotykam mężczyzn „pod krawatem” i kobiety ubrane w tzw. stonowane zestawy. Większość z nas wie już przecież, że (tak jak w marketingu),  zapamiętywalne, a nie odtwórcze i nudne „opakowanie”, to klucz do sukcesu.

A.J:- Stres, trema – czy można nad nią zapanować podczas rozmowy? 

Najlepszym rozwiązaniem jest po prostu wcześniejsze przygotowanie się do rozmowy; przemyślenie pytań, które mogą być zadane,  i naszych odpowiedzi. Kluczowa jest również świadomość : jeśli jestem zapraszany na rozmowę to oznacza, że firma/potencjalny pracodawca zapoznał się z moim CV lub profilem na Linkedin i potencjalnie widzi mnie w danej roli. W dzisiejszych czasach w procesach rekrutacyjnych obie strony: kandydat i pracodawca nie spotykają się w celu przestraszenia jednej ze stron lub tylko wypicia kawy. Tak samo, jak w procesie kupna – sprzedaży: każdy ma coś do zaoferowania i każdy ma też świadome potrzeby i dążenia. Najważniejsza kwestia to czy obie strony w tej rozmowie się spotkają na wspólnej płaszczyźnie:  czy doświadczenie kandydata będzie odpowiadało oczekiwaniom pracodawcy i czy dążenia kandydata spotkają się z możliwościami firmy.

Na szczęście większość kandydatów i pracodawców traktuje proces rekrutacyjny i samą rozmowę kwalifikacyjną jako partnerskie spotkanie. Właśnie dlatego coraz więcej takich rozmów przyjmuje formę wspólnego biznesowego śniadania lub lunchu.

Najważniejsze, aby znaleźć przed rozmową czas na przemyślenie czterech kategorii informacji, o których wspomniałam wyżej, oraz zachowywać się naturalnie.

A.J.:-  Sposób siedzenia, gestykulacja, mimika twarzy- w jaki sposób można stracić, a jak zyskać punkty?

M.K:- Odpowiadając na to pytanie powtórzę to, o czym powiedziałam wcześniej:  trzeba być sobą. Osoba spokojna nie będzie spójna, jeśli zacznie nadmiernie gestykulować, tak samo jak osoba z żywszym temperamentem, tłumiąca mimikę i gestykulację, będzie odbierana nienaturalnie. Jeśli nie wiemy, jak wyglądamy podczas rozmowy, najlepszym sposobem jest ćwiczenie naszej mimiki i gestykulacji (body language) przed lustrem, lub poproszenie kogoś o nagranie nas telefonem lub kamerką.

Podsumowując, tak, zgodzę się z postawioną tu tezą, że rozmowa o pracę to rodzaj wystąpienia publicznego:  przed rekruterem lub potencjalnym pracodawcą. Aby nasze wystąpienie było skuteczne, należy się po prostu do niego dobrze przygotować. Tak samo, jak do każdej prezentacji.

Rozmawiała Agata Jakóbczak